Asmeninis AI asistentas vadovui ir specialistui: el. paštas, kalendorius ir dokumentų paruošimas

Įmonės vadovas, pardavimų vadovas, teisininkas ar projektų vadovas kasdien gauna dešimtis el. laiškų, sutarčių projektų ir klausimų iš klientų bei komandos. Vietoj strateginių sprendimų priėmimo brangiausiai apmokami specialistai gaišta valandas rūšiuodami pašto dėžutę, rašydami pasikartojančius atsakymus, ieškodami ankstesnių susitarimų ir ruošdamiesi susitikimams.

1. Vadovas arba specialistas kas rytą rankomis peržiūri „Gmail“ arba „Microsoft 365 Outlook“ pašto dėžutę, atskirdamas skubius klientų ir partnerių laiškus nuo bendro srauto.
2. Atsakydamas į sudėtingesnį laišką, darbuotojas gaišta 10–20 minučių ieškodamas senų sutarčių, komercinių pasiūlymų, projektų failų ar ankstesnių susirašinėjimų.
3. Prieš kiekvieną susitikimą rankiniu būdu tikrinama kliento istorija CRM sistemoje, neapmokėtos sąskaitos ir neužbaigti darbai, o po pokalbio atskirai planuojamos užduotys kalendoriuje.

Tipinėje įmonėje toks kasdienis el. pašto valdymas, informacijos paieška ir pasiruošimas susitikimams atima apie 5–8 val. per savaitę vienam vadovui ar vyresniajam specialistui (apie 22–35 val./mėn.).

1. Asmeninis AI asistentas surūšiuoja gaunamus laiškus pagal svarbą, išskiria skubius klientų ar tiekėjų klausimus ir iškart paruošia atsakymų juodraščius jūsų įprastu bendravimo stiliumi.
2. Prieš susitikimą kalendoriuje asistentas automatiškai paruošia trumpą atmintinę: paskutinius susirašinėjimus, galiojančias sutartis, neapmokėtas sąskaitos sumas ir atvirus klausimus iš „Pipedrive“, „HubSpot“ ar bendrų įmonės aplankų.
3. Prireikus surasti konkrečią sąlygą, kainą ar ankstesnį susitarimą, specialistas paklausia asistento lietuvių kalba ir per kelias sekundes gauna tikslų atsakymą su nuoroda į pirminį įmonės dokumentą („Google Drive“, „SharePoint“, PDF sutartis ar el. pašto archyvą).
4. Vadovas peržiūri paruoštus laiškų ar dokumentų juodraščius ir vienu paspaudimu patvirtina jų išsiuntimą arba įrašymą į kalendorių.

Po automatizavimo vadovui ar specialistui lieka tik galutinė sprendimų patikra, todėl sutaupoma 5–8 val./sav. arba apie 25 val./mėn. vienam žmogui (esant 40 €/val. vadovo ar vyresniojo specialisto laiko sąnaudų įverčiui – apie 1 000 € vertės per mėnesį arba 12 000 € per metus).

• El. pašto rūšiavimas ir atsakymų juodraščių paruošimas vadovo ar specialisto tonu („Gmail“, „Outlook“).
• Automatinė susitikimo atmintinė prieš kiekvieną kalendoriaus skambutį su kliento istorija ir sutartimis.
• Greita paieška per įmonės vidinius dokumentus, sutartis, protokolus ir ankstesnius pasiūlymus su tiksliomis nuorodomis.
• Kalendoriaus laiko derinimas ir užduočių paskirstymas komandai po pokalbio.

• Asmeninis AI asistentas niekada nesiunčia laiškų klientams, partneriams ar valstybinėms institucijoms be vadovo patvirtinimo.
• Visi atsakymai, sutarčių komentarai ir kalendoriaus kvietimai sukuriami kaip juodraščiai: žmogus mato paruoštą tekstą, šaltinį ir patvirtina vienu paspaudimu.
• Vidinė dokumentų paieška remiasi tik jūsų įmonės patvirtintais failais: jei dokumentuose konkretaus fakto nėra, asistentas tai tiesiai nurodo ir niekada neišgalvoja sąlygų.

• Įmonių vadovams, komercijos direktoriams, projektų vadovams, teisininkams ir pirkimų specialistams, kurių darbo diena susideda iš nuolatinio susirašinėjimo, dokumentų tikrinimo ir derinimų.
• Organizacijose, kuriose svarbi greita reakcija į VIP klientų užklausas ir tikslus rėmimasis anksčiau pasirašytomis sutartimis bei kainoraščiais.

• site/src/lib/diagnostic/flow.ts – el. pašto, susitikimų ir dokumentų apdorojimo diagnostikos šablonai.
• site/src/lib/value/engine.ts – laiko ir vertės skaičiavimo metodika.
• data/risk_action_policy.yaml – R1–R3 rizikos lygių ir žmogaus patvirtinimo taisyklės.
• data/integration_fit_registry.yaml – „Microsoft 365“, „Gmail“, „Pipedrive“, „HubSpot“ ir kalendoriaus integracijų aprašai.